אחד הנושאים המרכזיים שעולה בקבוצות האימון שאני מעביר הוא "איך לתכנן את סדר היום שלנו".
.
לקוחות שלי יודעים שאני חושף בפניהם את היומן שלי ואת המשימות היומיות בפנקס שהולך איתי במשך היום.
.
גיליתי במהלך השנים לאחר עבודה עם מאות אנשים, שיש כמה כלים שעובדים יפה והפכו להיות כללי עבודה
בהקשר של תכנון סדר יום, סדר שבועי, סדר חודשי.
/
איך לתכנן את סדר היום באופן שיתאים לך וישלב גם את חייך הפרטיים?
הנה ה"איך", שאם תפעלו על פיו כל אחד בדרך שלו, בוודאות יעשו לכם הבדל. זה מתכון בדוק!
.
בואו נתחיל ת'כלס , מה יתרום לסדר היום שלך?
.
1. יצירת שלד – מבנה קבוע שחוזר על עצמו ביומן.
הסבר:
יש פעולות שחוזרות על עצמן בשיגרה שלנו. גם בעבודה או בעסק וגם בחיים הפרטיים.
אלו הפעולות הראשונות שאני "אציב" במבנה קבוע ביומן.
דוגמאות:
מהחיים העסקיים: כרגע אני מעביר מספר קבוצות אימון במקביל. קודם כל אני רושם את זמני המפגשים ביומן.
מהחיים הפרטיים: כל יום שני ורביעי "עושה סיבוב חוגים" עם הילדים. זה כתוב ביומן.
.
2. לפני תחילת העבודה – כתיבת משימות לביצוע במשך היום.
הסבר ודוגמא:
כל יום בבוקר לפני שאני מתחיל במשימות שוטפות (כגון קריאת מיילים, שיחות טלפון, פגישות), לפני הכל, אני מפנה כרבע שעה ממוקדת
כדי לרשום את המשימות החשובות לי לעשייה ליום זה. כמו "רשימת מכולת".
.
3. לתכנן פגישה שבועית קבועה עם עצמי.
הסבר ודוגמא:
שאנחנו מקצים זמן לתכנון שבועי אנחנו עומדים במשימות שלנו בדבקות יתר, דבר שמשפיע על התוצאות שלנו.
כל תחילת שבוע אני מקצה שעה ממוקדת לתכנון שבועי. בזמן הזה אני עובר על היומן, מסתכל מה התוכניות לשבוע הקרוב, כותב מה חשוב לי ליצור בשבוע זה ובטווח של החודש הקרוב.
מעין "תכנון אסטרטגי" שבועי שלי. חשוב לציין שבזמן הזה אני ממוקד בתכנון ולא בפעולות שוטפות כגון טלפונים ומיילים.
.
4. העברה קדימה ביומן של משימות/פגישות/תיכנונים שלא יצאו לפועל מכל סיבה שהיא.
הסבר:
קראתם את הפוסט על הדחיינות? גם אני מתמודד איתה…
אחד הכלים להתמודד, הוא להיות נוכח למה שדחיתי. (ההתעלמות ממה שדחינו לא תעזור).
אחת הדרכים שלי להתמודד עם מה שדחיתי היא: בדיקה קבועה שבועיים אחורה ביומן והעברה קדימה של משימות שטרם בוצעו או לחילופין "לנקות שולחן"
ולשחרר את מה שכבר לא רלוונטי.
.
5. להכניס לתכנון שלך בדרך קבע את החיים הפרטיים (אם זה לא ביומן זה לא קיים)!
הסבר:
אני מאמין ש"כאשר טוב לי בבית ובחיים הפרטיים זה משפיע על הקריירה ועל החיים העסקיים".
בהתאם לגישה זו – גם החיים הפרטיים נמצאים בלו"ז שלי.
דוגמא:
קבעתי עם אשתי "פגישת קולנוע וגלידה" אני זוכר שכאשר קבענו את זה אמרתי לה: "חכי אני הולך להביא את היומן.." והסיבה? אם זה לא שם זה לא קיים!
.
נושא זה של תכנון סדר יום שנכון עבורך משפיע בצורה קריטית על החיים שלנו בבית ובעסקים.
כשמטמיעים סדר, משהו טוב קורה.
.
איך מטמיעים סדר יומי, שבועי- יהיה אחד מהנושאים עליהם ארחיב בסמינר שאקיים ב 06 לינואר 2011.
.
יש כבר עשרות מתענינים שקיבלו מתנה ובעקבותיה החליטו להרים את הכפפה ולהרשם לסמינר.
אם מה שקראתם כאן, דיבר אליכם, מלאו את הפרטים שלכם בטופס כאן למטה וקבלו מיידית את
המתנה ופרטים על הסמינר.
רק עד ה 25.11.10 ניתן לקבל את המתנה המיוחדת למתעניינים! כדאי לכם להזדרז!
עוד משהו יצא לכם מזה: ביומן שלכם תהיה כתובה פעילות עתידית שמוקדשת לכם ותשפיע על
מכלול החיים שלכם.
.
מה עוזר לכם לתכנון סדר יום? מה מונע מכם את ישום סדר היום?
אני מזמין אתכם לכתוב כאן דוגמאות מחייכם ותגובות למה שכתבתי.
שתפו אותי ואת הקוראים! אשמח להגיב.
.
להתראות בהמשך,
עופר מלמד לתוצאות
10 תגובות
עופר, מאוד התחברתי לנושא של סדר יום. קראתי וראיתי שחלק מהטיפים שלך אני באמת מיישמת והם חלק מהחיים שלי, אבל חלק בהחלט לא.
איך להגיע למצב שאני קובעת את סדר היום ולא סדר היום מנהל אותי…
ניסיתי המון פעמים לעשות יותר סדר – לתכנן לפרטי פרטים מה אני עושה בין שעה X לשעה Y
– ולעמוד בו. זו משימה מאוד קשה.
הדברים שכתבת היו מאוד מדוייקים ומעוררי השראה.
הייתי שמחה לשמוע גם איך להתמודד עם הבלת"מים של היום. טלפונים נכנסים, דברים דחופים,
ואיך לשריין להם זמן בתוך סדר היום.
מיכל חפר
הי מיכל,
תודה על התגובה, הפרגון והשאלה.
אענה לך בקצרה:
1) קחי את הסעיפים שנכתבו כאן ושימי אותם על שולחן העבודה שלך בדף קטן מולך.
אחרי שכתבת תחליטי ליצור החודש 2 הרגלים חדשים באצמעות שימוש בסעיפים שכתבתי כאן.
2) לגבי בלת"מים, עבור 80% מהבלתי צפוי נדרשת משמעת עצמית.
אתן לך דוגמא: כרגע בזמן שאני כותב לך הטלפון שלי ב"שקט". לא רוטט. שקט. בלי שאדע שמתקשרים אלי.
כך החלטתי שיהיה היום מ 11:00 ועד 13:00, זאת מאחר והחלטתי שאני מגיב לבלוג
ואח"כ עד 13:00 מתכונן להרצאה שאני מעביר מחר יום שישי לחברה בצפון.
אני ארחיב בכל הנושא של הטמעת סדר יום גם בסמינר הקרוב.
מקווה שעזרתי.
אשמח לעענות לשאלות נוספות ו/או להתייחס לתגובות.
עופר
שתי העצות האלו מאוד מועילות.
כמו שכבר כתבתי לך פעם שעברה, הדברים ידועים, אבל כשמישהו אומר לך את זה, זה מקבל משנה תוקף, וגורם לי לנסות להתנהג אחרת.
אני אקח על עצמי לשנות הרגלים. במיוחד להחליט לא לענות לטלפונים ולא לקרוא אימייל…. 🙂
מיכל
הי עופר מה שלומך? אין כמוך!
מאז שהכרתי אותך בינואר האחרון שם גיליתי את האיש המדהים שאתה והחלטתי לעשות מעשה בחיי ולהיות חלק מקבוצת אימון אצלך, דבר ששינה לי את החיים לטובה מקצה לקצה ועל זה אני מודה לך בכל רגע נתון,תודה.
גם היום שאני עדיין לקוח שלך אני דואג לקרוא את המסרים שלך אחת לשבוע ורוצה להגיד לך שמאוד אהבתי את המסר שכתבת על ניהול סדר היום{אותו לימדת אותי בעבר} כך אני מצליח למנף ולהגדיל את אחד המקורות החשובים ביותר להצלחה והוא הזמן,כך אני לא מפספס אף דבר ומספיק יותר דברים משעשיתי בעבר.
תמשיך לרשום לי ולקוראים האחרים מסרים חשובים אלו.
תודה,
קלמי אוזמו.
הי עופר,
קראתי – נחמד מאוד….
אני תמיד נוהג להשאיר לי בתכנון השבועי תמיד כמה שעות שאין לי לגביהם תכנון מדויק – ושם אני מאפשר לעצמי לעשות מה שנכון לי באותו הרגע – ספונטניות מזוקקת.
יש לי גם ימים כאלו שאני לא מתכנן בהם כלום – ואז אני לא מרגיש שהחיים שלי מתוכננים מדי ….ואז צצים דברים נפלאים….
להתראות,
איתן אלחדז
כתב – צלם
עופר ידידי הטוב
אני כבר שנים מתמודדת עם הנושא הזה גם באופן אישי וגם כמאמנת ומטפלת בשיטת "המסע"
העצות הן נפלאות ועוזרות וכל מה שכתבת שווה זהב, יחד עם זאת ישנם אנשים רבים שלא מסוגלים לתכנן את הזמןו קשה להם מאד עם העניין (וגם אני הייתי שם) מפני שבעומק,מתחת מלפני השטח יש אמונות ונדרים ישנים וחסימות רגשיות שרק התמודדות כנה ואמיתית ,לעיתים באימון ולעיתים מתברר שרק טיפול עמוק ומשמעותי (כמו "המסע") יכולים באמת לטפל ולסלק את החסימה מהשורש. היום לאחר עבודת "המסע" אני כבר יכולה לתכנן את הזמן ביתר קלות.
לאחר מכן הדרך שכתבת פשוט כלי נהדר ,פשוט וכל כך מדויק,ובאמת יכול לעבוד.תמיד כיף לקרוא את מאמריך ,יש בהם פשטות ובהירות שיכולים להניע ישר לפעולה ,ברכותי.חבר!
קלמי- תודה רבה על הפירגון החם. זו התמורה הגדולה ביותר לעבודתי.
איתן- כן בהחלט, חשוב להשאיר גם "זמן לבן" ביומן. (זמן לא מתוכנן). תודה על ההארה.
יפה- תודה רבה על השיתוף!
יש לכם ולקוראים שבת טובה!
עופר
שלום עופר,
ראשית, שההרצאה בצפון תהייה מוצלחת.
אני מסכים עם כל מה שכתבת וגם די התחברתי לתגובות שהיו.
כבר כמה זמן שאני "החלפתי" את רישום הפגישות שלי מהיומן של המכשיר הסלולארי
ליומן אמיתי – ואכן ( רוב) הפעילויות שאני כ ו ת ב מתרחשות.
תודה לך על הכל ובעיקר על השיתוף והכנות בכל הקשור לחייך הפרטיים והמקצועיים.
לדעתי, זה ה י י ח ו ד שלך כמאמן אישי וגם כבן אדם !!
נרשמתי לסמינר בינואר – מצפה ללמוד עוד מהמלמד שבך !!
שבת שלום
נועם אבישי
גבעתיים.
שלום עופר
תודה על הטיפים נהניתי מאד
בייחוד מהפוסט על הדחיינות
יישר כוח 🙂
יש לך גם סרטונים?
שיהיה לך יום מקסים
אבירם
תתקדם , אני מציעה ניהול משימות ממוחשב דרך האייפון אייפד ולכן לא תצטרך למחוק ולרשום הזזת משימות בכל פעם מחדש. זה מתנייד תוך שניה כאשר הכל ממוחשב. אני עובדת עם זה כבר 3 שנים ולפי הסטטיסטיקה כל שנה אני הורגת 1000 משימות. כן כן. הכל מתועד לי ביומן ניהול משימות.
ולתכנן פגישה שבועית יהפוך לפגישה יומית בשרותים עם היומן הרי זה בסלולרי.